Quando leggi la parola archivio cosa ti viene in mente?
Una stanza buia con molti scaffali e faldoni impolverati?
Ad oggi dovremmo iniziare a pensare ad un archivio ordinato, digitale e intelligente. Enti pubblici, imprese private, professionisti e attività commerciali, nessuno escluso. Perché?
Per 5 motivi:
- definitiva eliminazione della carta
- maggiore sicurezza
- migliore organizzazione
- facilitazione dell’accesso
- sostenibilità ambientale
Archiviare e, successivamente, conservare digitalmente documenti, atti, immagini è più sicuro ed efficiente nell’organizzazione e nell’accesso al materiale stesso. Il passaggio al digitale ha anche un risvolto positivo in termine di sostenibilità: meno carta, meno sprechi inutili.
Dematerializzazione e sostenibilità
Sapevi che una tonnellata di carta equivale all’abbattimento di 17 alberi, il consumo di 26.500 litri di acqua, 3 barili di petrolio e 4100 kilowatt di energia, oltre alla produzione di 3m quadri di rifiuti? Numeri allarmanti.
La dematerializzazione ha un’incidenza importante anche sull’impatto ambientale.
La riduzione dell’utilizzo della carta è certamente un effetto immediato visibile. Ma la digitalizzazione dei processi non si ferma qui. Ad esempio, la comunicazione virtuale e l’archiviazione digitale contribuiscono ad abbattere lo spreco di risorse naturali anche in termini di spazi fisici usati, ad esempio, per svolgere le attività connesse o per stoccare materiali e documenti e riducono anche la distanza geografica tra le persone, limitando gli spostamenti per accedere alle informazioni.
I vantaggi dell’avere un archivio digitale
Avere un archivio cartaceo comporta rischi e difficoltà nella gestione dello stesso, richiedendo tempo, costi e notevole impegno nella sua corretta amministrazione. In ufficio ma anche nella vita privata si sta sempre più andando in direzione dell’archiviazione digitale. Basti pensare agli archivi Google Drive, OneDrive e altri sistemi di archiviazione digitale…
I vantaggi della dematerializzazione sono innumerevoli, eccone alcuni:
- è possibile accedervi da ovunque;
- riduzione degli errori;
- mantiene le caratteristiche originali del documento;
- rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni contenute in tali documenti;
- efficienza dell’organizzazione in termini di modernità organizzativa e gestionale, rapidità e disponibilità;
- maggiore controllo dei processi documentali;
- riduzione di tempi e di costi nella gestione degli stessi;
- sicurezza e facilità nel controllo da parte di autorità competenti.
La dematerializzazione nella Pubblica Amministrazione
Come molti sanno, la Pubblica Amministrazione italiana sta affrontando il processo di transizione al digitale che, oltre a comprendere l’adozione di strumenti innovativi per le attività quotidiane e l’erogazione di servizi digitali di qualità ai cittadini, prevede anche la dematerializzazione dei documenti e degli atti.
Tuttavia, processo di dematerializzazione non coincide meramente con la totale “scomparsa della carta” in favore del supporto digitale: il termine “dematerializzazione” va inteso come un progressivo assorbimento di determinati documenti all’interno di sistemi documentali digitali, al fine di agevolare la gestione documentale.
Normativa di riferimento per la PA
CAD – Art. 42. Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni
CAD – Art. 43. Conservazione ed esibizione dei documenti
Conclusione
La conservazione digitale di un documento mantiene le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità, accessibilità e riservatezza dei documenti.
Accatre, azienda del Gruppo Halley Veneto, offre un servizio per accompagnare l’Ente nella fase di creazione digitale degli atti amministrativi individuando e disciplinando le caratteristiche e le procedure di produzione e gestione dei documenti informatici, supportando anche il Responsabile della Transizione al Digitale.
L’obiettivo finale è quello di supportare l’Ente nel compiere un passo in avanti verso l’adeguamento normativo, offrendo supporto al miglioramento continuo dell’organizzazione: passi importanti per un futuro che sia più tecnologico, favorevole e rispettoso della normativa.