Il settore dell’edilizia privata è da sempre uno dei motori dell’economia locale. Negli ultimi anni, interventi come il Superbonus 110% hanno generato milioni di pratiche di ristrutturazione, facendo crescere in modo esponenziale le richieste di accesso agli atti da parte dei cittadini.
Per molti uffici tecnici comunali, questa mole di lavoro ha messo in luce criticità già note: archivi cartacei ingombranti, conservati in locali spesso poco idonei, e processi di gestione documentale ancora lenti e manuali. Oltre al problema logistico, questo modello comporta costi elevati, che sottraggono risorse ad altre attività strategiche per l’ente.
Dal cartaceo al digitale: verso un “Comune 4.0”
La digitalizzazione delle pratiche edilizie non è più una possibilità, ma una necessità. Si tratta di uno dei primi passi concreti per costruire un Comune più efficiente, moderno e vicino ai cittadini.
Passare al digitale significa:
- reperire e condividere documenti in modo rapido, anche da remoto;
- automatizzare flussi di lavoro, riducendo tempi e attività manuali;
- creare un archivio edilizio digitale sicuro e ordinato;
- abbattere i costi di stampa, conservazione e gestione.
I vantaggi si riflettono direttamente sulla qualità dei servizi: cittadini più soddisfatti, personale più efficiente e un Comune più agile, capace di rispondere rapidamente alle richieste del territorio.
L’approccio di Accatre
Per supportare i Comuni in questo percorso, Accatre s.r.l. offre un servizio completo di digitalizzazione e gestione degli archivi cartacei, nel pieno rispetto delle prescrizioni normative e previo nulla osta della Soprintendenza.
Le fasi operative includono:
- Sopralluogo e valutazione
Analisi dello stato degli archivi e definizione delle modalità operative più idonee. - Schedatura e riordino
Classificazione e etichettatura dei faldoni con codici identificativi. - Scansione e inserimento dati
Digitalizzazione con scanner professionali e inserimento dei metadati. - Archiviazione digitale
Conservazione su cloud certificati e conformi alla normativa vigente.
ARCA: il sistema documentale per una PA digitale
I dettami sopracitati possono essere soddisfatti anche con la digitalizzazione, che riduce il rischio della perdita di informazioni salvaguardando la memoria storica di ogni ente. Con le nuove tecnologie, i processi di accesso e ricerca dei dati risultano ulteriormente semplificati.
In quest’ottica, Accatre s.r.l. propone l’adozione del sistema documentale ARCA, una piattaforma pensata per rendere l’archivio edilizio comunale completamente fruibile in digitale.
Oggetto del servizio:
La metodologia operativa si fonda su un’accurata analisi delle esigenze e su una pianificazione attenta degli interventi. Prima dell’avvio del servizio, si procede a:
- avviare tavoli tecnici con il Cliente per condividere soluzioni di indicizzazione;
- acquisire informazioni dal software gestionale delle Pratiche Edilizie;
- confermare i dati identificativi e descrittivi della documentazione;
- coordinare e supervisionare la digitalizzazione;
- pianificare e confermare le tempistiche di lavorazione.
Al termine, i dati saranno disponibili nel portale ARCA e, opzionalmente, integrabili nel software gestionale Halley.
Il progetto si ispira alle linee guida della Soprintendenza Archivistica e Bibliografica dell’Emilia-Romagna e include anche il ritiro e la riconsegna dei faldoni cartacei.
I vantaggi per l’Ente, il personale e l’ambiente
Per gli Amministratori:
- Standardizzazione dell’archiviazione e accessibilità anche per operatori non specializzati.
- Costi chiari e definiti grazie a sopralluoghi e analisi preliminari.
- Risposte rapide e sicure alle richieste di accesso agli atti.
- Processi digitali più veloci ed efficaci.
- Protezione del patrimonio documentale da eventi impattanti.
Per il Personale:
- Accesso completo ai file tramite ARCA.
- Maggiore flessibilità organizzativa e risparmio di tempo.
- Riduzione del rischio di smarrimento o danneggiamento dei faldoni.
Per l’Ambiente:
- Riduzione dell’impatto ambientale.
- Minore utilizzo di carta e minori spostamenti fisici per l’accesso agli atti.
La digitalizzazione non è solo un processo tecnico, ma una scelta strategica per una Pubblica Amministrazione più resiliente, sostenibile e orientata al futuro. Accatre s.r.l. si propone come partner affidabile per accompagnare gli Enti in questo percorso di innovazione, garantendo competenza, sicurezza e qualità.
Per ulteriori informazioni: https://www.accatre.it/